CORAIL ET NEW IBIS : BRUXELLES FORMATION ET ACTIRIS

Les réseaux informatiques avec Bruxelles Formation et Actiris.

Entre 2004 et fin 2006, les OISP bruxellois ont du s'appropriés quasi-simultanément New Ibis et Corail. Il s'agit de deux bases de données concernant les demandeurs d'emploi (DE). A ce titre, elles posent de vastes questions. Les OISP craignaient de nourrir un système de contrôle des DE qui irait à l'encontre de leurs valeurs, de leur démarche pédagogique et qui pénaliserait un public déjà fragilisé. Par contre, personne ne s'opposait à un système de suivi. Un système n'est ni bon ni mauvais en soit, c'est son utilisation qui peut être utile ou pervertie. Qu'en est-il de New Ibis et Corail à Bruxelles ?

A Bruxelles, la séparation des compétences emploi et formation a engendré la création de deux organismes distincts : Actiris et Bruxelles Formation. Ainsi, les OISP sont soumis à deux systèmes administratifs distincts. Ces deux systèmes sont connectés entre eux afin d'échanger des données, ce ne qui ne permet pas encore d'obtenir toutes les informations en temps réel.

New Ibis est le système du Réseau des Plates-formes locales pour l'Emploi (RPE) déployé par Actiris. Grâce à lui, Actiris et plus d'une centaine de ses partenaires sont directement reliés entre eux.

New Ibis comprend trois parties : les employeurs, les dossiers des DE et les offres d'emploi. Les OISP ont accès uniquement aux offres en consultation et aux DE en modification. La base des DE reprend des renseignements tels que : études, langues parlées, historique d'emploi, nombre de formations suivies ou entamées, ce qu'il a fait après la formation, convocations, présentations spontanées, signature d'un CPP ou non, etc.
Le RPE a trois objectifs (2)  :

En d'autres termes, il s'agit de comprendre le parcours d'insertion du DE afin de rendre les outils plus efficaces, tout en facilitant l'accès aux services existants.

Vous avez dit réseau ?

17/09/2018

Corail est l'outil informatique mis en place par Bruxelles Formation pour la gestion administrative et le transfert d'informations relatives aux stagiaires entre l'Institut et ses partenaires.

Corail reprend des renseignements sur les personnes ayant un jour suivi ou entamé une formation à Bruxelles : intitulé des formations, statut (chômeur indemnisé, etc), résultats de tests, éventuels commentaires de formateurs, etc. Il y a donc des données subjectives qui reste problématiques pour les OISP.

Corail poursuit les objectifs suivants (4)  :

Les OISP bruxellois ont été particulièrement vigilants aux régles déontologiques d'utlisation des réseaux. Avec Actiris, cette question a fait l'objet d'un groupe de travail commun ayant débouché sur la charte du RPE. Avec Bruxelles Formation, ce n'est qu'à la demande expresse des OISP qu'une Charte a été rédigée à posteriori.

Réseaux... Données... Donner

17/09/2018

Les informations contenues dans New Ibis sont accessibles par tous les partenaires du RPE selon des degrés d'autorisation divers. Les adhésions au RPE sont conditionnées par la signature de la Charte du RPE et d'une convention avec Actiris.

Néanmoins, Actiris reste responsable du traitement des informations. En tant que tel, il est soumis à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel modifiée par la loi du 11 décembre 1998. Les DE peuvent donc prendre connaissance de leur dossier et faire corriger les erreurs. C'est pourquoi, il est important que les conseillers les sensibilisent à leurs droits.

Du point de vue de la sécurisation des données, les employés habilités reçoivent un mot de passe et un token dont le code change toutes les minutes.

Enfin, concernant l'importante question des données transmises à l'Office National de l'Emploi (ONEm), rappelons que ce transfert se faisait bien avant l'instauration du RPE et du système New Ibis. L'ONEm n'étant pas un partenaire RPE, les rapports entre les deux organismes sont réglés, d'une part, par le Protocole réglant les rapports entre les organismes issus de la restructuration de l'Office national de l'emploi, et d'autre part, par l'accord de coopération de 2004 relatif à l'accompagnement et au suivi actif des chômeurs. Dans ce cadre, les informations transférées sont uniquement des données objectives et neutres.

New Ibis ne nourrit donc pas un système de contrôle des DE mais vise une cohérence entre différents partenaires qui accompagnent les DE. De plus, les informations contenues sont fortement sécurisées.

Cependant, le RPE ne reflète pas le travail effectué par les partenaires et ne rend pas toujours compte des démarches effectuées par les DE. Cette cohérence est donc toute relative. Le RPE est bien la base de données d'Actiris et de nombreuses informations pertinentes pour les OISP ne s'y retrouvent pas. Par exemple, la durée de l'entretien ou les problèmes sociaux que le DE doit affrontés (garde d'enfant, logement, etc.), ne s'y retrouvent pas. Enfin, certaines démarches des DE ne sont pas prises en compte comme la présence aux tables d'emploi.    

Pour toutes ces raisons, la grande majorité des OISP continue à nourrir une base de données internes et doivent donc procédé à un double encodage ce qui fait perdre un temps précieux.

Bruxelles Formation est également soumis à la loi du 8 décembre 1992. Néanmoins, il ne transfère aucune données à l'ONEm, seul Actiris en est responsable. Son système passe par le réseau Internet et les employés habilités ont reçus un simple mot de passe. Le système est moins sécurisé que celui du RPE.

New Ibis décentralise une partie des services d'Actiris. Ils deviennent plus accessibles et font gagner un temps précieux : réinscription, consultation des offres d'emploi, etc. De plus, les partenaires RPE reçoivent d'Actiris le nom des DE qui seront radiés le mois suivant, il est ainsi possible de les prévenir et d'agir en conséquence (très utile notamment pour les détenteurs d'un permis de séjour).

En cas de convocation à l'ONEm, contrairement aux a priori, le dossier du DE pourrait l'aider. En effet, il pourrait avoir oublié des démarches qu'il a entreprises, son dossier peut l'aider à tout retracer. Pour cela, il est nécessaire que le DE sache et profite du droit d'accès à son dossier.

Néanmoins, il lui devient difficile de dissimuler des informations lors d'une entrevue avec un OISP puisque son dossier leur est exposé. Par ailleurs, s'il peut faire corriger les erreurs, il ne peut pas enlever des données même si elles peuvent lui porter préjudice (exemple : il est possible de voir si la personne a entamé plusieurs formations sans jamais les achever). Au sein de New Ibis, la plupart des champs à remplir sont obligatoires et bien précis.  

D'un autre côté, Corail contient des informations plus subjectives (commentaires des formateurs ou résultats des tests). Jusqu'à présent, les OISP bruxellois se refusent de consulter et surtout de remplir certain champs relatifs aux tests avant l'entrée en formation et aux évaluations.

De plus, le stagiaire doit donner son accord au conseiller pour que ce dernier consulte son dossier New Ibis. Cependant, il ne s'agit que d'un consentement virtuel, car si le DE n'est pas « client » chez un opérateur de formation, celui-ci ne peut pas réaliser la gestion administrative de son dossier qui est aujourd'hui complètement informatisée. Pour les pouvoirs publics, celui-ci n'existe pas : pas de financement, pas repris dans les statistiques, etc.

Pour finir, l'encodage des démarches par tous les partenaires RPE rend une partie du travail des DE et des OISP plus visible. Cela représente une réelle plus-value pour chacun. Cependant, une grande partie du travail des OISP et des DE qui reste dans l'ombre (les entrevues, les réponses au téléphone, la prise de contact pour un rendez-vous, ...). C'est pourquoi, les OISP alimentent une base d'informations interne et doivent faire un double encodage .En conséquence, ni New Ibis ni Corail ne peuvent fournir une photographie exacte de tout ce qui est entrepris par les DE et les OISP.  

Conséquence : encodage, centralisation ... quid de la réflexion ?

17/09/2018

omme nous le disions, un système n'est ni bon ni mauvais en soi, tout dépend de son utilisation. A Bruxelles, les OISP sont restés extrêmement vigilants.

Actuellement, aucun système n'offre une réflexion complète sur le parcours d'insertion. Les OISP continuent d'élaborer eux-mêmes leurs statistiques afin d'évaluer leur travail et de les insérer dans les nombreux rapports d'activités qui leur sont exigés (COCOF, FSE, ...). Exemple : statistique sur plusieurs années, par formation, par sexe, etc. Cela reste un enjeux crucial car le travail des OISP n'est pas réellement reconnu.

Si Actiris a joué dès le départ la carte de la transparence, la FeBISP a dû insister auprès de Bruxelles Formation afin d'obtenir une charte d'utilisation. Bien entendu, les données auxquelles les OISP se sont refusés l'accès existent et restent consultables ... Qui les consulte ? A quelles fins ? Comment les traiter ? Qui les interprète et quelles en seront les conséquences ?

D'un autre côté, les OISP demandent des informations auxquelles ils n'ont pas accès. Les Missions Locales demandaient de pouvoir faire aisément des sélections de candidats pour les offres d'emploi, créer des connections avec la banque carrefour afin d'être systématiquement informées de la mise à l'emploi des personnes suivies, etc.

Merci à Annick Moreau de Cenforgil pour sa précieuse collaboration.
Cet article est tiré d'un article de la FeBISP publié dans l'ESSOR n°40.
Certaines photographies viennent du site http://pdphoto.org/index.php

(1) Pour plus d'informations, voir le dossier de L'insertion 55 « Les réseaux : RPE et Corail »
(2) Charte du RPE
(3) Régulateur de la Formation Professionnelle à Bruxelles
(4) La Charte de Corail
(5) De ce fait, l'Office déclare tous ses traitements informatisés à la Commission de la protection de la vie privée. L'ORBEm a également édité une brochure concernant la protection de la vie privée (www.orbem.be)
(6) Pour plus d'informations, voir le nouvel ESSOR de l'Interfédé n°16 « Liberté, Egalité, Traçabilité »
(7) Voir le Topo RPE MLocs de février 2007