Organisation des réunions d'instances des asbl

Objectif :

Permettre aux ASBL d’organiser dans des conditions flexibles leurs réunions de l’Organe d’administration[1] (OA) et de l’Assemblée générale (AG) malgré le contexte de confinement lié à la crise du coronavirus.

Durée des mesures :

Les mesures sont d'application durant la période allant du 1^er mars 2020 au 3 mai 2020 inclus. En fonction de l’évolution de la situation en termes de mesures de confinement prises par le Conseil National de Sécurité, un nouvel arrêté pourra, le cas échéant, adapter la date finale de cette période.

Mesures :

Une AG ou une réunion de l’OA convoquée avant cette date limite peut être tenue même si elle a lieu après cette date limite. Exemple : l’assemblée générale a été convoquée le 14 avril pour se tenir le 5 juin. Cette assemblée générale pourra se tenir conformément aux souplesses prévues par l’arrêté.

Pour l’AG

Maintenir la réunion est possible dans le respect des conditions suivantes :

- l’OA peut imposer, même en l'absence de toute autorisation statutaire, aux membres de l’AG d'exercer leurs droits exclusivement :

• en votant à distance avant l’AG par correspondance : pour ce faire, l’ASBL se conforme à ses statuts ou, à défaut de disposition statutaire, à la mise à disposition d’un formulaire ou la publication de celui-ci sur un site internet ;
• en donnant une procuration avant l’AG : l’OA peut imposer que le mandataire soit toute personne qu'il désigne, dans le respect des éventuelles règles de conflits d'intérêts. Ce mandataire n'est autorisé à exercer le droit de vote pour compte du membre qu'à lacondition qu'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l'ordre du jour.

Ces documents pourront être envoyés à l'adresse indiquée par l’ASBL par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée. L’ASBL peut imposer que ces documents lui parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG.

L’ASBL peut, au cas où elle ne peut garantir le respect des mesures de distanciation sociale, interdire toute présence physique de membres ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l’AG, sauf, le cas échéant, en ce qui concerne (principalement) les membres du Bureau et de l’OA.

L’ASBL peut également imposer que les membres communiquent leurs questions au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’AG. L’OA répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’AG, mais avant le vote, ou oralement lors de l’AG s'il choisit d'organiser une diffusion en direct ou en différé de l’AG par conférence téléphonique ou vidéo, accessible à toute personne ayant le droit d’y participer. L’ASBL doit publier des réponses aux questions écrites de manière à ce qu'elles soient raisonnablement portées à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’AG.

L’ASBL peut modifier toute convocation déjà publiée pour mettre en œuvre plutôt le procédé de la conférence téléphonique ou vidéo ou pour modifier le lieu de l’AG, sans devoir entreprendre de nouvelles formalités de convocation et de participation. L’ASBL veille, dans la mesure du possible, à ce que cette modification soit portée à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’AG par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son site internet, par courrier électronique ou, par courrier ordinaire.

Reporter la réunion même si elle a déjà été convoquée

L’ASBL veille, dans la mesure du possible, à ce que ce report soit porté à la connaissance des membres et autres personnes ayant le droit de participer à l’AG, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances et par exemple sur son internet ou par courrier électronique ou, par courrier ordinaire.

Pour l'application des règles relatives aux convocations, aux avis de participation, aux procurations, au vote par correspondance et toutes autres modalités, l’AG reportée est considérée comme une nouvelle assemblée.

L’AG peut être reportée de 10 semaines après le 30 juin, soit au mois de septembre 2020. (échéance prévue par le Code des sociétés et des associations (CSA) pour l’approbation des comptes annuels et du budget de l'exercice social qui suit l'exercice social sur lequel portent ces comptes annuels).

À noter que le report n’est pas possible pour les AG convoquées par ou à la demande du commissaire ni pour les assemblées convoquées à la demande de membres conformément aux dispositions du CSA. Si ces assemblées générales ne peuvent pas être reportées, elles peuvent se tenir selon les modalités prévues ci-dessus (maintien).

Pour l’OA

Le CSA prévoit déjà qu’à partir du 1er janvier 2020, l’OA peut prendre des décisions par écrit à deux conditions : cette possibilité ne doit pas être exclue par les statuts et les décisions doivent être prises à l’unanimité. L’Arrêté royal étend davantage cette souplesse : toute décision l’OA peut être prise à l’unanimité, par écrit ou par tout autre moyen de communication visé à l'article 2281 du Code civil (télégramme, télex, télécopie, courrier électronique ou tout autre moyen de communication qui se matérialise par un document écrit chez le destinataire voire qui ne se matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception).

Toute réunion de l’OA peut, même en l'absence de toute autorisation statutaire, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.

Aucun changement n’est apporté concernant les procurations, donc si les statuts le prévoient, un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur à une réunion.

[1]L’Organe d’Administration (OA) est la nouvelle dénomination du Conseil d’administration selon le Code des Sociétés et Associations (CSA)